Die Notes ID ist die digitale Identität eines Benutzers in HCL Notes. Sie ist eine Datei, meist user.id, mit Zertifikaten und Schlüsseln zum Anmelden, Verschlüsseln und Signieren. Server haben eine entsprechende server.id.
Was die ID Datei enthält
Die Datei enthält den hierarchischen Namen des Benutzers, Zertifikate, die vom Zertifizierer der Organisation ausgestellt wurden, ein Paar aus öffentlichem und privatem Schlüssel sowie ein Kennwort, das die Datei selbst schützt.
Das historische Risiko und ID Vault
Früher lag die ID Datei auf dem PC des Benutzers. Ging der PC verloren oder wurde das Kennwort der Datei vergessen, konnte der Zugriff auf verschlüsselte Mails verloren gehen. ID Vault, eine gesicherte Datenbank auf dem Domino Server, löst das Problem: Sie speichert Kopien der ID Dateien, sodass Administratoren Kennwörter zurücksetzen können und Benutzer sich von neuen Rechnern anmelden können.
Ablauf der Zertifikate
Zertifikate gelten in der Regel etwa 10 Jahre. Laufen die Zertifikate des Benutzers, des Servers oder des Zertifizierers ab, scheitert die Anmeldung. Die Ablaufdaten zu überwachen gehört deshalb zur guten Betriebspraxis.
Authentifizierung
Web und Nomad Web können sich per SAML mit Entra ID anmelden. Der klassische Client braucht weiterhin eine ID Datei, die mit dem Active Directory Kennwort aus dem ID Vault geholt werden kann.
Migration
Verschlüsselte Mails lassen sich nur mit der ID des Benutzers lesen. Sie sollten deshalb vor einer Migration zu Microsoft 365 entschlüsselt werden.
Empfehlung
Kein ID Vault zu haben ist ein Risiko. Die Einrichtung ist eine vergleichsweise schnelle Aufgabe, die viele Supportfälle verhindert.