Notes ID

En Notes ID er brugerens digitale identitet i HCL Notes. Den ligger i en fil, typisk user.id, med certifikater og krypteringsnøgler. Filen bruges til at logge ind, til at kryptere mail og dokumenter og til at signere kode og dokumenter. Servere har tilsvarende server.id.

Hvad indeholder en Notes ID?

• Brugerens navn i hierarkisk form, fx CN=Anna Hansen/O=Firma.
• Certifikater udstedt af organisationens certifier, der beviser, at brugeren hører til.
• Offentlig og privat nøgle til kryptering og signering.
• Adgangskode, der beskytter filen. Den er ikke en adgangskode til serveren, men til selve filen.

Hvorfor er ID filer besværlige?

I gamle Notes miljøer lå ID filen på brugerens pc. Mistede man pc'en, mistede man identiteten og adgangen til krypteret mail. Glemte man adgangskoden, kunne ingen hjælpe. Det er en af de ting, folk husker som besværligt ved Notes. Løsningen hedder ID Vault: en sikker database på Domino serveren, der opbevarer kopier af alle ID filer. Med ID Vault kan administrator nulstille adgangskoder, og brugeren kan logge ind fra en ny pc uden at flytte filer.

Certifikater udløber

Certifikaterne i en Notes ID udløber typisk efter 10 år. Udløber de, kan brugeren ikke logge ind. Det samme gælder serverens ID og organisationens certifier. Udløbne certifikater er en klassisk årsag til, at et helt Notes miljø pludselig stopper en mandag morgen. Overvågning af udløbsdatoer er derfor en fast del af god drift.

Typiske spørgsmål

Kan Notes bruge Active Directory login i stedet?

Til web og Nomad Web kan man logge ind med Entra ID via SAML. Den klassiske klient kræver stadig en ID fil, men den kan hentes fra ID Vault med AD adgangskoden.

Hvad sker der med ID filer ved migrering?

Krypteret mail kan kun læses med brugerens ID. Før en migrering skal krypterede mails dekrypteres, ellers bliver de ulæselige i Microsoft 365.

Vi har ikke ID Vault. Er det slemt?

Det er en risiko. Opsætning tager en dag og sparer mange supportsager. Vi sætter det op som del af Domino administration.