Notes Migration bedeutet den Umzug von Mail, Kalendern und Anwendungen von HCL Notes und Domino auf eine andere Plattform, meist Microsoft 365. Manche Organisationen wählen auch Google Workspace.
Zwei verschiedene Migrationen
Mail und Anwendungen sind getrennte Projekte.
Mail Migration
Postfächer, Kalender, Kontakte und Archive ziehen mit bewährten Werkzeugen nach Exchange Online um. Typische Herausforderungen sind große Postfächer, verschlüsselte Mails, lokale Archive auf den PCs der Nutzer und Serienbesprechungen. Eine Mail Migration für 200 Nutzer dauert in der Regel einige Wochen, Vorbereitung eingeschlossen.
Anwendungsmigration
Hierfür gibt es kein einzelnes Werkzeug. Jede Notes Anwendung muss analysiert werden: Wird sie noch genutzt, was tut sie und wohin sollen ihre Daten? Mögliche Ziele sind SharePoint Listen, Power Apps, Dataverse, Standardsoftware oder Eigenentwicklungen. Erfahrungsgemäß können 60 bis 80 Prozent der Anwendungen in einer älteren Umgebung archiviert werden, weil niemand sie mehr nutzt.
Häufige Fallstricke
- Kein Überblick: Organisationen wissen oft nicht, wie viele Datenbanken es gibt und was sie tun. Eine automatisierte Analyse der NSF Dateien liefert ein Inventar mit Nutzung, Größe, Eigentümer und Komplexität.
- Unaufgeräumtes Verzeichnis: Benutzer im Domino Directory stimmen möglicherweise nicht mit Active Directory überein, sodass Mails am falschen Ort landen.
- Veralteter Server: Migrationswerkzeuge setzen in der Regel Domino 9 oder neuer voraus, sodass vorher ein Upgrade nötig sein kann.
- Anwendungen, die Mails versenden: Wenn Mail umzieht, hören Notes Agenten auf zu senden. Das muss eingeplant werden.
- Unrealistische Erwartungen: Das Management erwartet vielleicht, dass alles in drei Monaten erledigt ist, aber die Anwendungsmigration braucht Zeit.
Typischer Ablauf
- Umgebung und Anwendungen analysieren und die Ergebnisse dem Management berichten.
- Domino aufräumen und aktualisieren.
- Mail migrieren, oft in Wellen nach Abteilung.
- Koexistenz betreiben, bei der die Notes Anwendungen weiterlaufen, während Mail in Microsoft 365 liegt.
- Anwendungen einzeln migrieren oder archivieren.
- Domino abschalten oder als Archiv behalten.
Häufige Fragen
- Was kostet es? Die Mail Migration wird pro Postfach berechnet und ist gut kalkulierbar. Die Kosten für Anwendungen hängen von Anzahl und Komplexität ab, deshalb steht die Analyse am Anfang.
- Kann man Notes für Anwendungen behalten? Das ist das häufigste Modell: Mail in Microsoft 365 und Zugriff auf die Anwendungen über Nomad im Browser.
- Was ist mit Archiven und DSGVO? Alte Daten müssen entweder gelöscht oder in ein durchsuchbares Archiv überführt werden, mit Vorgaben zu Aufbewahrung und Löschung.