Un accord de sous traitance est le contrat écrit que le RGPD exige entre une entreprise et un prestataire qui traite des données personnelles pour son compte.
Un accord de sous traitance est un contrat écrit entre une entreprise et un prestataire. Le prestataire traite des données personnelles pour le compte de l'entreprise. Le RGPD exige ce contrat dans son article 28. En anglais, on parle souvent de DPA, pour Data Processing Agreement.
Qui fait quoi ?
L'entreprise qui décide pourquoi et comment les données sont utilisées est le responsable du traitement. Le prestataire traite les données pour elle, selon ses instructions. Cela peut être un hébergeur, un service de sauvegarde ou un consultant qui a accès aux serveurs.
Que doit contenir l'accord ?
- Ce que le prestataire peut faire avec les données, et seulement sur instruction.
- Les mesures de sécurité qui protègent les données.
- La confidentialité des personnes qui ont accès aux données.
- Les autres prestataires qui interviennent, et l'accord préalable pour en ajouter.
- L'aide apportée en cas d'incident ou de demande d'une personne concernée.
- Ce qu'il advient des données à la fin du contrat : restitution ou suppression.
Dans HCL Notes et Domino
Les bases Notes contiennent souvent des données personnelles. Cela vaut pour le mail, les contacts, les dossiers clients ou les RH. Dès qu'un prestataire héberge vos serveurs Domino ou y accède pour l'exploitation, il traite ces données pour votre compte. Vous devez alors signer un accord de sous traitance avec lui. Cela vaut pour l'hébergement Domino comme pour la supervision de serveurs à distance.
Pour documenter qui lit et modifie des données personnelles dans Notes, un outil comme GDPR Logger peut aider.
Pourquoi c'est important
Sans accord écrit, l'entreprise ne respecte pas le RGPD, même si le prestataire travaille bien. En cas de contrôle ou d'incident, c'est l'entreprise qui doit pouvoir montrer le contrat. L'accord clarifie aussi les rôles et évite les surprises le jour où vous changez de prestataire.
Lisez notre guide sur les exigences pour l'hébergement Domino et notre guide pour choisir un partenaire Notes. Nous travaillons depuis le Danemark, à distance et en anglais. Écrivez à notre équipe pour en parler.