En databehandleraftale er en skriftlig aftale efter GDPR artikel 28. Den sikrer, at en leverandør kun behandler jeres persondata efter jeres ordre.
En databehandleraftale er en skriftlig aftale mellem jer og en leverandør, der behandler persondata for jer. Kravet kommer fra GDPR artikel 28. I er den dataansvarlige. Leverandøren er databehandler. Aftalen sikrer, at leverandøren kun bruger data, som I har bestemt.
Hvornår skal man have en?
I skal have en aftale, når en anden end jer selv har adgang til persondata. Det gælder fx, når en leverandør hoster jeres servere, tager backup eller giver support. Har en Notes konsulent adgang til jeres mail eller jeres HR system, skal der også være en aftale.
Hvad skal der stå i den?
GDPR stiller en række krav til indholdet. De vigtigste er:
- Hvilke data der behandles, og til hvad.
- At leverandøren kun handler efter jeres skriftlige ordre.
- At medarbejdere hos leverandøren har tavshedspligt.
- Hvilke tekniske tiltag der beskytter data, fx kryptering og adgangskontrol.
- Om leverandøren bruger andre firmaer, og at I skal godkende dem.
- At leverandøren hjælper jer, hvis der sker et brud på sikkerheden.
- Hvad der sker med data, når aftalen stopper.
Databehandleraftale og HCL Domino
Domino rummer ofte mange persondata. Det er mail, kalendere, kontakter og egne Notes applikationer om kunder og medarbejdere. Vælger I Domino hosting, ligger alt det hos leverandøren. Derfor er aftalen et krav og ikke et valg. Spørg også, hvor data ligger. Det skal helst være i EU.
Vil I kunne vise, hvem der læser persondata i jeres Notes databaser, kan GDPR Logger hjælpe. Det gør det lettere at leve op til aftalen.
Det skal du gøre
Lav en liste over alle leverandører, der har adgang til jeres Notes og Domino. Tjek, at der er en aftale med hver af dem. Læs mere i vores guide om krav til Domino hosting og om at vælge en Notes partner. Vi laver gerne en aftale, når vi hoster eller driver jeres servere. Kontakt os for en snak.