CRM in HCL Notes: Ausbauen, fertig kaufen oder umziehen?
Führen Sie Ihre Kunden, Vorgänge oder Verkäufe in HCL Notes? Dann sind Sie nicht allein. Viele Unternehmen betreiben seit 20 Jahren oder länger ein CRM in Notes. Die Frage ist jetzt, ob Sie ausbauen, ein fertiges System kaufen oder alles umziehen sollten. Die Antwort hängt davon ab, wie wichtig Ihre eigenen Prozesse sind. Hier bekommen Sie die Vor- und Nachteile jedes Weges und wie Sie wählen.
Warum haben so viele ein CRM in Notes?
CRM bedeutet Kundenverwaltung. Es geht um Kontakte, Termine, Angebote, Vorgänge und Historie. Genau darin war Notes früh gut. Eine Notes Anwendung kann Dokumente, Mail, Workflows und Zugriffskontrolle in ein und derselben Datenbank halten. Dank Replikation lässt sie sich auch offline nutzen.
Deshalb haben viele Unternehmen ihr eigenes System gebaut. Es passt genau zu ihrer Arbeitsweise. Das ist eine Stärke. Es kann aber auch zur Schwäche werden, wenn niemand mehr den Code kennt.
Drei Wege
1. Das eigene System in Notes ausbauen
Sie behalten, was funktioniert, und machen es besser. Das können neue Felder und Berichte sein, Verbindungen zu anderen Systemen, eine Webversion oder KI. Es ist oft der günstigste Weg, weil Daten und Logik bereits vorhanden sind.
2. Ein fertiges CRM auf Notes kaufen
Es gibt fertige CRM Produkte, die auf Domino laufen. Das gibt eine feste Lösung mit Updates von einem Hersteller. Andererseits müssen Sie sich an das Produkt anpassen und werden von diesem Hersteller abhängig.
3. Das CRM auf eine andere Plattform umziehen
Sie können Ihr CRM zum Beispiel nach Microsoft Dynamics, Salesforce oder HubSpot umziehen. Das gibt ein modernes System mit vielen fertigen Funktionen. Es ist aber die teuerste Wahl. Daten müssen umgezogen, Prozesse geändert und Mitarbeiter geschult werden. Lesen Sie mehr über die Notes Migration.
Vor- und Nachteile
| In Notes ausbauen | Fertig auf Notes kaufen | Auf eine neue Plattform umziehen | |
|---|---|---|---|
| Preis jetzt | Niedrig | Mittel | Hoch |
| Passt zu Ihren Prozessen | Vollständig | Teilweise | Teilweise |
| Zeit, bis es funktioniert | Kurz | Mittel | Lang |
| Abhängig von | Ihnen selbst und Ihrem Berater | Dem Hersteller | Der neuen Plattform |
| Historie bleibt erhalten | Ja | Erfordert Umzug | Erfordert Umzug |
| Lizenzen | Domino wie heute | Domino plus Produkt | Neue Lizenz pro Benutzer |
So wird ein Notes CRM modern
Wenn Sie sich für das Ausbauen entscheiden, gibt es viel zu gewinnen. Notes und Domino können heute weit mehr als vor zehn Jahren.
Anbindung an Mail, Outlook und Microsoft 365
Viele nutzen Outlook für Mail, behalten ihre Kunden aber in Notes. Mit der Domino REST API können andere Systeme sicher Daten in Notes lesen und schreiben. Dann kann ein Termin in Outlook beim Kunden in Notes gespeichert werden. Sie können auch die Mail in Microsoft 365 betreiben und Ihr CRM in Notes behalten.
Anbindung an ERP
Aufträge, Rechnungen und Lagerbestände liegen oft in einem ERP System. Über die Domino REST API kann Notes diese Zahlen abrufen, sodass der Vertriebsmitarbeiter den ganzen Kunden an einem Ort sieht.
Web und Mobil
Mit HCL Nomad kann Ihr CRM im Browser und auf dem Telefon laufen, ohne neuen Notes Client. Es braucht nur wenige Änderungen. Wenn Sie eine komplett neue Webversion möchten, lässt sie sich mit XPages oder einer modernen Web App bauen, die Domino als Motor nutzt.
KI auf der Kundenhistorie
Mit Domino IQ und RAG kann die KI die Historie des Kunden lesen und vor einem Termin eine kurze Zusammenfassung geben. Sie kann auch Antworten auf eine Anfrage auf Basis früherer Vorgänge vorschlagen. Die Daten bleiben auf Ihrem eigenen Server, und die KI sieht nur, was der Benutzer sehen darf. Lesen Sie auch über die ChatGPT Integration für HCL Notes.
DSGVO und Zugriffsprotokollierung
Ein CRM enthält personenbezogene Daten. Nach der DSGVO müssen Sie nachweisen können, wer Daten über eine Person gesehen und geändert hat. Der DSGVO Logger für HCL Notes kann das übernehmen. Er protokolliert, wer personenbezogene Daten in Ihren Notes Datenbanken liest, schreibt und löscht.
Beispiele von unseren Kunden
Das Kranunternehmen BMS hat aus einer einfachen Mitarbeiterliste eine ganze HR Plattform in Notes gemacht. Sie führt Verträge, Berechtigungen und Zertifikate zusammen und zeigt schnell, wer welchen Kran fahren darf. Lesen Sie das BMS Kundenbeispiel.
Bei Telenor haben wir eine große Notes Anwendung mit vielen Benutzern und vielen Funktionen entwickelt. Lesen Sie das Telenor Kundenbeispiel.
Beide zeigen dasselbe: Wenn das System zum Unternehmen passt, ist Notes eine starke Plattform für eigene Systeme.
So wählen Sie
Stellen Sie sich diese Fragen:
- Wie einzigartig sind Ihre Prozesse? Wenn sie Teil dessen sind, was Sie besser macht als andere, spricht das für das Ausbauen.
- Wer kennt den Code? Wenn niemand, lassen Sie zuerst eine Prüfung machen. Sie gibt ein Bild davon, was das System kann und was behoben werden muss.
- Welche Systeme müssen miteinander sprechen? Mail, ERP und Website lassen sich oft verbinden, ohne die Plattform zu wechseln.
- Was kostet es über fünf Jahre? Rechnen Sie Lizenzen, Entwicklung, Umzug und Schulung mit ein. Sehen Sie auch unseren Ratgeber zu HCL Domino Lizenzen.
- Was sagen die Benutzer? Fragen Sie die, die das System jeden Tag nutzen. Sie wissen, was funktioniert.
Wenn Sie unsicher sind, beginnen Sie mit einer Prüfung. Dann bekommen Sie eine klare Antwort darauf, ob sich Ausbauen oder Umziehen am besten lohnt. Lesen Sie auch über das Modernisieren von Notes Anwendungen und wie Sie den richtigen Notes Partner auswählen.
Wir helfen gern
Wir sind HCL Notes Berater und bauen und betreiben Notes Systeme seit vielen Jahren. Wir können Ihr CRM prüfen, es mit Notes Entwicklung modern machen oder Ihnen mit der Migration nach Microsoft 365 sicher auf eine neue Plattform helfen. Wir arbeiten mit Unternehmen in ganz Europa, remote aus Dänemark. Beratung und Support erfolgen auf Englisch. Kontaktieren Sie uns, und wir finden den richtigen Weg für Sie.