Kan man have CRM i HCL Notes?

Ja. Mange danske firmaer har kørt CRM i Notes i over 20 år. En Notes applikation kan rumme kunder, sager, mail og arbejdsgange med adgangsstyring i én database.

Skal vi bygge videre eller flytte vores Notes CRM?

Er jeres processer unikke, og virker systemet, er det ofte billigst at bygge videre. Flytning til en ny platform giver mange færdige funktioner, men koster mere i flytning, ændrede processer og oplæring.

Kan et Notes CRM kobles til Outlook og ERP?

Ja. Med Domino REST API kan Outlook, Microsoft 365 og ERP systemer læse og skrive data i Notes på en sikker måde.

Kan man bruge AI i et Notes CRM?

Ja. Med Domino IQ og RAG kan AI læse kundens historik og give et resume eller foreslå svar. Data bliver på jeres egen server, og AI ser kun det, brugeren selv må se.

CRM i HCL Notes: Byg selv, køb færdigt eller flyt?

i Artikler / af Christian Gravgaard

Har I jeres kunder, sager eller salg i HCL Notes? Så er I ikke alene. Mange danske firmaer har kørt CRM i Notes i 20 år eller mere. Spørgsmålet er nu, om I skal bygge videre, købe et færdigt system eller flytte det hele. Svaret afhænger af, hvor meget jeres egne processer betyder. Her får I fordele og ulemper ved hver vej, og hvordan I vælger.

Hvorfor har så mange CRM i Notes?

CRM betyder styring af kunder. Det handler om kontakter, møder, tilbud, sager og historik. Notes var tidligt godt til netop det. En Notes applikation kan rumme dokumenter, mail, arbejdsgange og adgangsstyring i én og samme database. Den kan også bruges uden net takket være replikering.

Derfor byggede mange firmaer deres eget system. Det passer præcis til deres måde at arbejde på. Det er en styrke. Men det kan også blive en svaghed, hvis ingen længere kender koden.

Tre veje

1. Byg videre på jeres eget system i Notes

I beholder det, der virker, og gør det bedre. Det kan være nye felter og rapporter, kobling til andre systemer, en webudgave eller AI. Det er ofte den billigste vej, fordi data og logik allerede findes.

2. Køb et færdigt CRM på Notes

Der findes færdige CRM produkter, som kører på Domino. Det giver en fast løsning med opdateringer fra en leverandør. Til gengæld skal I tilpasse jer produktet, og I bliver afhængige af den leverandør.

3. Flyt CRM til en anden platform

I kan flytte jeres CRM til fx Microsoft Dynamics, Salesforce eller HubSpot. Det giver et moderne system med mange færdige funktioner. Men det er det dyreste valg. Data skal flyttes, processer skal laves om, og medarbejderne skal lære noget nyt. Læs mere om Notes migrering.

Fordele og ulemper

	Byg videre i Notes	Køb færdigt på Notes	Flyt til ny platform
Pris nu	Lav	Mellem	Høj
Passer til jeres processer	Helt	Delvist	Delvist
Tid før det virker	Kort	Mellem	Lang
Afhængig af	Jer selv og jeres konsulent	Leverandøren	Den nye platform
Historik bevares	Ja	Kræver flytning	Kræver flytning
Licenser	Domino som i dag	Domino plus produkt	Ny licens pr. bruger

Sådan gør I et Notes CRM moderne

Vælger I at bygge videre, er der meget at hente. Notes og Domino kan i dag langt mere end for ti år siden.

Kobling til mail, Outlook og Microsoft 365

Mange bruger Outlook til mail, men har kunderne i Notes. Med Domino REST API kan andre systemer læse og skrive data i Notes på en sikker måde. Så kan et møde i Outlook blive gemt på kunden i Notes. I kan også køre mail i Microsoft 365 og beholde jeres CRM i Notes.

Kobling til ERP

Ordrer, fakturaer og lager ligger tit i et ERP system. Gennem Domino REST API kan Notes hente de tal, så sælgeren ser hele kunden ét sted.

Web og mobil

Med HCL Nomad kan jeres CRM køre i browseren og på telefonen uden en ny Notes klient. Det kræver kun få ændringer. Vil I have en helt ny webudgave, kan den bygges med XPages eller en moderne web app, der bruger Domino som motor.

AI på kundens historik

Med Domino IQ og RAG kan AI læse kundens historik og give et kort resume før et møde. Den kan også foreslå svar på en henvendelse ud fra tidligere sager. Data bliver på jeres egen server, og AI ser kun det, brugeren selv må se. Læs også om ChatGPT integration til HCL Notes.

GDPR og log over adgang

Et CRM rummer persondata. Efter GDPR skal I kunne vise, hvem der har set og ændret data om en person. Det kan GDPR Logger til HCL Notes klare. Den logger, hvem der læser, skriver og sletter persondata i jeres Notes databaser.

Eksempler fra vores kunder

Kranfirmaet BMS gjorde en simpel liste over medarbejdere til en hel HR platform i Notes. Den samler kontrakter, rettigheder og certifikater og viser hurtigt, hvem der kan køre hvilken kran. Læs casen om BMS.

Hos Telenor har vi udviklet en stor Notes applikation med mange brugere og mange funktioner. Læs casen om Telenor.

Begge viser det samme. Når systemet passer til forretningen, er Notes en stærk platform for egne systemer.

Sådan vælger I

Stil jer selv disse spørgsmål:

Hvor unikke er jeres processer? Er de en del af det, der gør jer bedre end andre, så tal for at bygge videre.
Hvem kender koden? Er der ingen, så få en gennemgang først. Det giver et billede af, hvad systemet kan, og hvad der skal rettes.
Hvilke systemer skal tale sammen? Mail, ERP og hjemmeside kan ofte kobles på uden at skifte platform.
Hvad koster det over fem år? Tag licenser, udvikling, flytning og oplæring med. Se også vores guide til HCL Domino licenser.
Hvad siger brugerne? Spørg dem, der bruger systemet hver dag. De ved, hvad der virker.

Er I i tvivl, så start med en gennemgang. Så får I et klart svar på, om det bedst kan betale sig at bygge videre eller flytte. Læs også om modernisering af Notes applikationer, og hvordan I vælger den rigtige Notes partner.

Vi hjælper gerne

Vi er HCL Notes konsulenter og har bygget og drevet Notes systemer i mange år. Vi kan gennemgå jeres CRM, gøre det moderne med Notes udvikling eller hjælpe jer sikkert over på en ny platform med migrering til Microsoft 365. Kontakt os, så finder vi den rigtige vej for jer.